¿Qué puede ver mi empleador en Microsoft Teams?

Microsoft Teams se está convirtiendo rápidamente en una herramienta de referencia para la colaboración, el intercambio de archivos y las videollamadas en muchas organizaciones.

Sin embargo, con toda esa conveniencia viene la cuestión de la privacidad, esencialmente la cuestión de «¿Qué puede ver mi empleado en Microsoft Teams?”. Muchos empleados se preguntan qué revela compartir el acceso con sus empleadores y los riesgos asociados con la colaboración en este nivel.

Esta guía le brindará información detallada sobre todo lo que su empleador puede acceder, desde conversaciones de chat hasta grabaciones de video. También revelamos cómo mantener su información segura y privada.

Entonces, si está buscando una ventanilla única para todas las cosas Microsoft Teams y privacidad, ¡esta guía es para ti!

Qué es Microsoft Teams?

Microsoft Teams es un espacio de trabajo digital que permite a los equipos colaborar de forma más eficaz. Ya sea que forme parte de un equipo de ventas, un equipo de marketing, un equipo de finanzas o cualquier otro equipo de una organización, Microsoft Teams puede ayudarlo a trabajar de manera más eficiente.

Puede crear canales para discutir temas específicos, compartir archivos, colaborar en documentos e incluso chatear por video con otras personas desde su computadora de escritorio, computadora portátil o dispositivo móvil. Microsoft Teams es accesible estés donde estés.

Además, puede crear pestañas de escritorio para discusiones o archivos específicos en la versión de escritorio. Las características añadidas y la accesibilidad han hecho Microsoft Teams el espacio de trabajo de referencia para organizaciones de todo el mundo.

Según cifras proporcionadas por Microsoft en abril, Teams, presentado en 2017 como competidor de Slackhizo que su uso se disparara a 75 millones de u activos diariosservidores durante el COVID-19. La firma calificó a los equipos como los que han visto el crecimiento más rápido de aplicaciones comerciales.

Desde su introducción, Teams ha ganado más atención como un componente crucial de la estrategia de colaboración y productividad de la oficina de Microsoft, impulsado por el deseo de una conexión de trabajo desde casa.

Como dice Raul Castanon, analista sénior de 451 Research: “Teams se ha convertido en un producto estrella en lugar de un complemento que se incluye dentro de un paquete de productividad más grande”.

Pero incluso esta solución estrella tiene problemas. Uno de esos problemas es qué tan segura es la información en la plataforma, no solo para los extraños sino también para los empleadores.

¿A qué tipo de datos puede acceder su empleador en Teams?

Obtenga esto: la plataforma de SharePoint es la base de Teams. Lo que significa que su empleador puede acceder a una amplia gama de datos desde la plataforma, incluida información sobre chats, disponibilidad y actividad.

De hecho, su jefe obtiene información sobre la frecuencia con la que está en reuniones, en llamadas o marcado como ocupado. De esta manera, pueden crear informes sobre la productividad y dar una idea de la eficacia con la que los miembros del equipo trabajan juntos.

Su empleador también puede usar Graph API para extraer datos de chat de conversaciones individuales o dentro de canales de equipo específicos. Como resultado, pueden ver el registro de chat de cualquier miembro del equipo, independientemente de con quién se estén comunicando.

Pueden ver cuándo estuvo disponible, cuántas veces estuvo en llamadas cuando estaba fuera de la oficina o conectado a equipos, y ver informes sobre todo.

Además de los chats y las actividades, su empleador puede ver los archivos y documentos en los que está trabajando dentro de Teams. Esto incluye cualquier archivo que haya compartido con el equipo o miembros específicos del equipo.

También pueden ver sus comentarios o comentarios sobre estos archivos y cuando un miembro del equipo comparte un archivo con otros miembros del equipo. Ellos saben si estás en una llamada de una hora con alguien. ¿Se unió a la llamada usando su cámara web o se unió usando audio? ellos lo saben

Afortunadamente, no pueden escuchar sus llamadas ni grabar audio.

Si bien su empleador puede ver una gran cantidad de datos dentro de Teams, no puede verlo todo. Por ejemplo, no pueden ver el contenido de sus chats o mensajes directos con otros miembros del equipo. Tampoco pueden ver el contenido de sus correos electrónicos o mensajes enviados fuera de Teams.

Cómo Microsoft Teams ¿Almacenamiento de datos?

Microsoft Teams almacena datos según el tipo de datos y la ubicación del usuario:

• Mensajes de chat y canal: Estos se almacenan en el servicio en la nube de Microsoft, Azure.
• Archivos y documentos: Estos se almacenan en SharePoint o OneDrive, según la configuración del equipo.
• Reuniones: Estos se almacenan en la nube y se puede acceder a ellos a través de la aplicación Teams o en la web.
• Grabaciones de voz y video: Estos se almacenan en la nube y se puede acceder a ellos a través de la aplicación Teams o en la web.
• Datos del usuario: La información, como la información del perfil de usuario, los contactos y la configuración, se almacena en Azure Active Directory.

Cómo mantener su privacidad mientras usa Microsoft Teams?

Mantener la privacidad durante el uso Microsoft Teams es esencial para proteger la información personal y garantizar que sus conversaciones y archivos permanezcan confidenciales.

Aquí hay algunos consejos para ayudarlo a mantener su privacidad mientras usa la plataforma:

• Tenga en cuenta lo que comparte: Al compartir archivos o documentos dentro de Teams, solo comparta lo que sea necesario para el proyecto o la tarea. Evite compartir información confidencial o datos personales.
• Usa mensajes directos y chats privados: Si necesita una conversación privada con un miembro del equipo, use el mensaje directo o la función de chat remoto dentro de Teams. Estas conversaciones no son visibles para otros miembros del equipo ni para su jefe.
• Utilice la función «No molestar»: Cuando no esté disponible para responder llamadas o mensajes, use la función «No molestar» para evitar que las notificaciones interrumpan su trabajo o su tiempo personal.
• Controle su configuración de video y audio: Teams le permite controlar su configuración de video y audio durante las llamadas. Puede apagar su cámara o micrófono durante una llamada o reunión para evitar ser visto o escuchado.
• Utilice la función «Fuera de la oficina»: Cuando esté fuera de la oficina, use la función «Fuera de la oficina» para que los demás sepan que no está disponible. Esto evitará que lleguen llamadas y mensajes mientras no estás.
• Presta atención a los datos recopilados: tenga en cuenta los datos que Teams recopila sobre usted y su actividad. Revise su configuración de privacidad y ajústela según sea necesario.
• Usar encriptación: Utilice el cifrado para proteger sus archivos y datos del acceso no autorizado.

En resumen

El uso de equipos de Microsoft solo continuará en empresas emergentes y organizaciones de todo el mundo. Esencialmente, su empleador puede ver casi todo lo que hace en Microsoft Teams ya que es propiedad de la empresa.

La mayoría de las acciones que realiza en la plataforma se registran y su empleador puede acceder a ellas si tiene un motivo válido.

Sin embargo, su empleador no puede simplemente acceder a su actividad a voluntad. Primero deben tener una razón válida y luego trabajar con el departamento de recursos humanos, seguridad y TI para obtener acceso a los datos de los empleados.

Siempre haga bien en colaborar sin problemas con su equipo mientras mantiene sus datos confidenciales ultra seguros y evita tener conversaciones personales en Microsoft Teams.